O3 personvernerklæring

2.2 Deltakere på Oslofjord Triatlon sine arrangementer
Dersom du har deltatt på et av Oslofjord Triatlon sine arrangementer, som trenings-tri, vil det kunne bli registrert ulike personopplysninger om deg, i henhold til Samtykkeerklæringen. Oslofjord Triatlon vil blant annet utarbeide oversikt over deltakere på treninger og treningsleire, og når har deltatt. Personopplysninger som behandles i den forbindelse er navn, e-post og eventuelt telefonnummer. Behandlingsgrunnlaget kan variere avhengig av hvilke personopplysninger som behandles og din rolle. I enkelte tilfeller vil det være nødvendig for å gjennomføre en avtale med deg. I andre tilfeller vil vi ha en berettiget interesse i å behandle personopplysningene ettersom det anses som nødvendig for å gjennomføre samlingene eller for å drive Oslofjord Triatlon. I den grad publiserte oversikter over medlemmer omfatter personbilde, vil vi innhente ditt samtykke. Det vil også kunne bli tatt bilder og/eller film av trening eller samlinger. Enkelte av disse bildene kan bli publisert på vår nettside og på vår profil på Facebook, eventuelt på andre sosiale flater. Bruk av bilde (personbilde) og eller film av person i fokus, vil skje i henhold til samtykke gitt i Samtykkeerklæring. Unntak fra samtykke kan gjelde der avbildningen har aktuell og allmenn interesse. For slike bilder og film og for bilder og film uten fokus på enkeltpersoner (situasjonsbilder) vil behandlingsgrunnlaget være Oslofjord Triatlon sin berettigede interesse i å kunne dokumentere sin virksomhet.

2.3 Tilrettelegging
I forbindelse med Oslofjord Triatlon sine samlinger vil deltakerne kunne melde fra om allergier eller annen matsensitivitet e.l., eller om nedsatt funksjonsevne e.l. Dette er nødvendig for at vi skal være sikre på at deltakerne ikke får servert mat de ikke tåler eller ønsker å unngå samt for å sørge for tilrettelegging for f.eks. rullestolbrukere. Behandlingsgrunnlaget vil være Oslofjord Triatlon sin berettigede interesse. Det er i Oslofjord Triatlon og deltakernes interesse at samlingene er tilpasset de enkelte deltakernes behov. I den grad vår behandling omfatter særlige kategorier av personopplysninger, dvs. at opplysningene for eksempel er egnet til å si noe om din helse, vil behandlingen vært basert på ditt samtykke. Opplysningene vil kun bli delt med de som har behov for dette for å gjennomføre arrangementet, f.eks. leverandører av mat e.l.

2.4 Styrets bruk av e-post og telefon
Styremedlemmene benytter e-post og telefon i forbindelse med utøvelsen av sitt arbeid, herunder for å kunne korrespondere med interne og eksterne kontakter. De personopplysninger som vil bli behandlet er navn, e-postadresse, telefonnummer og andre opplysninger som oppgis i korrespondansen. Behandlingsgrunnlaget vil enten være avtalen vi har med deg, dersom vi har inngått en avtale med deg direkte. Har vi ikke en avtale med deg, vil vårt behandlingsgrunnlag være at vi har en berettiget interesse fordi behandlingen er nødvendig for at styret skal kunne utføre sitt arbeid for Oslofjord Triatlon.

2.5 Bruk av informasjonskapsler
Oslofjord Triatlon benytter informasjonskapsler (såkalte «cookies») for å sikre optimal drift av våre nettsider. I tillegg er det installert informasjonskapsler fra statistikkprogrammet Google Analytics. Google Analytics bruker informasjonskapsler for å lage statistikk over hvor mye og hvordan nettstedet blir brukt, slik at vi kan diagnostisere tekniske feil, analysere trender og forbedre nettsidene.

Facebook benytter informasjonskapsler og disse finnes også på våre ulike sider på Facebook. Disse kapslene er administrert av Facebook, som samler inn informasjon om din aktivitet på våre sider (som hva du trykker på, når du er inne osv.). På bakgrunn av dette lager Facebook statistikk som er tilgjengelig for oss. Denne statistikken bruker vi til å identifisere interesser, analysere trender og forbedre våre Facebooksider. Det er ikke mulig for oss å identifisere deg ut fra opplysningene i statistikken. Mer informasjon om hvordan Facebook bruker informasjonskapsler er tilgjengelig her: https://nb-no.facebook.com/policies/cookies.
Mer informasjon om hvordan Facebook bruker data som samles inn gjennom informasjonskapsler er tilgjengelig her: https://www.facebook.com/about/
privacy/update.

Bruk av informasjonskapsler er frivillig og behandlingen av personopplysningene i informasjonskapslene er basert på ditt samtykke. Dersom du ikke ønsker at din informasjon skal lagres i informasjonskapsler kan du når som helst reservere deg mot bruk av informasjonskapsler ved å endre innstillingene i nettleseren din. Vi gjør oppmerksom på at dette kan medføre at tjenestene på våre nettsider eller profiler i sosiale medier ikke fungerer, eller ikke fungerer optimalt.

2.6 Publisering av Strava
For å vise aktiviteten og styrke samholdet til medlemmene publiseres aktiviteter som gjøres av medlemmer tilknyttet Strava-gruppen Oslofjord triatlon også på våre websider.

2.7 Annen behandling av personopplysninger
Dersom Oslofjord Triatlon behandler dine personopplysninger på annen måte enn det som fremgår av denne personvernerklæringen vil du bli informert om dette og grunnlaget for denne behandlingen.

3 Hvem vi deler opplysningene dine med

3.1 Administrasjon mv.
Oslofjord Triatlon administreres av Oslofjord Triatlon sitt styre. Det innebærer at styret vil få tilgang til personopplysninger som er relevante for administrasjon av Oslofjord Triatlon.

3.2 Databehandlere
Oslofjord Triatlon bruker i enkelte sammenhenger databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. Dette er typisk tjenesteleverandører innen drift, vedlikehold og andre tekniske løsninger til Oslofjord Triatlon (inkl WordPress for webside og Google for epost og annen datalagring), og våre samarbeidspartnere ved arrangementer. Våre databehandlere får kun tilgang til de personopplysninger som er nødvendige for at databehandleren skal kunne levere sine tjenester til oss. For å sikre dine rettigheter har vi inngått databehandleravtaler med våre databehandlere som blant annet innebærer at dine personopplysninger ikke kan brukes for andre formål enn det vi har avtalt med deg. Vår bruk av databehandlere vil kunne innebære at dine personopplysninger blir overført til databehandlere som befinner seg i land utenfor EU/EØS. Det innebærer at personopplysninger kan overføres til et land med et regelverk som ikke gir samme grad av beskyttelse av personopplysninger som reglene i Norge. For å sikre ditt personvern vil slik overføring kun skje i henhold til den til enhver tid gjeldende personvernlovgivningen, for eksempel via kontraktsfestede ordninger godkjent under GDPR.

3.3 Andre tredjeparter
Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som gir oss rett til, eller pålegger oss, å gi ut informasjonen.
Der det er opplyst om det i denne personvernerklæringen kan personopplysninger om deg publiseres på nett. Vi vil ikke publisere dine personopplysninger på nett med mindre det foreligger et gyldig grunnlag for å publisere disse opplysningene. Dette kan være vår berettigede interesse eller ditt frivillige samtykke.

4 Lagringstid
Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppnå det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger vi behandler på bakgrunn av ditt samtykke slettes når samtykke trekkes tilbake, eller så lenge samtykke anses gyldig dersom vi har oppgitt hvor lenge et samtykke er gyldig. Er behandlingsgrunnlaget avtalen vi har med deg, slettes personopplysningene når avtalen og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt. Har vår berettigede interesse begrunnet behandlingen, vil vi slette personopplysningene når en slik berettiget interesse ikke lenger foreligger. Dette kan for eksempel være at vi har besvart din henvendelse til oss.

Enkelte av personopplysninger som samles inn og behandles av Oslofjord Triatlon vil kunne bli lagret lengre enn det som er nødvendig for formålene som personopplysningene behandles for dersom opplysningene er knyttet til forhold som anses å ha historisk verdi i allmennhetens interesse.

Personopplysningene som behandles av Oslofjord Triatlon lagres i organisasjonens IT-systemer, hvor det er implementert forsvarlige tekniske og organisatoriske tiltak for å ivareta sikkerheten til disse personopplysningene. Du kan i også selv kreve at dine personopplysninger slettes. For mer informasjon se punkt 6 nedenfor.

5 Tiltak for å ivareta sikkerheten til dine personopplysninger
Vi er opptatt av at uberettigede ikke får tilgang til dine personopplysninger, og benytter derfor flere former for sikkerhetsteknologi som sørger for en god beskyttelse mot uautorisert tilgang og misbruk av dine personopplysninger, og minimerer datatilgangen blant styrets medlemmer.

6 Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg
Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger begrenses, rette innsigelse mot behandlingen og kreve dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: http://www.datatilsynet.no. Dersom dine personopplysninger behandles på grunnlag av ditt samtykke har du når som helst rett til å trekke dette samtykket tilbake. For å ta i bruk dine rettigheter må du henvende til deg til Oslofjord Triatlon, se kontaktinformasjon angitt ovenfor eller sende henvendelse til oslofjordtri@gmail.com. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.
Vi kan be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

7 Klager
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.
Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

8 Endringer
Hvis det skulle skje endring i vår behandling eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse endringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside oslofjordtri.no